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Mentoring - Dossierführung und Datenschutz

tgm - thomas gehrig mentoring
Veröffentlicht von in Verdeckter Arbeitsmarkt · 21 Mai 2019
Tags: VerdeckterArbeitsmarktBlog


 
 
Liebe Lesende
 
 

Gleich zu Beginn möchte ich Ihnen gestehen, dass ich ein absoluter Fan des (möglichst) papierlosen Büro bin. Grundvoraussetzung ist die Bereitschaft zum sehr strukturierten Arbeiten, damit sich das Ghetto auf der Schreibtischplatte nicht einfach auf den Computer verlagert. Mit meinem Jahrgang hatte ich das Glück und die Chance die Entwicklung des PC fast von Anfang an mitmachen zu können. Selbstverständlich war ursprünglich das technische Interesse wesentlich grösser als zum Beispiel die organisatorischen Ansprüche.
 
 

Noch in der Planungsphase und später auch in der Aufbauphase orientierte ich mich am qualitätssichernden Konzept von EDUQUA, welches ich übrigens zu mehr als 95% umgesetzt habe und natürlich auch am Laufen halte. Eine offizielle Zertifizierung kommt allerdings für mich und in meiner Betriebsgrösse aus Kostengründen und auch unter Berücksichtigung der Folgekosten definitiv nicht in Frage. Zudem und das ist für mich das wichtigste Argument hat noch keiner meiner Kunden danach gefragt oder gar einen Auftrag davon abhängig gemacht. Das Konzept in sich ist sehr umfassend und hat mir u.a. dabei geholfen den einen oder anderen Überlegungsfehler frühzeitig zu erkennen und zielführend zu lösen.

 
 
Innerbetrieblich sind alle Prozesse papierlos organisiert und ablaufend. Ganz anders sieht es an den Schnittstellen aus. Am meisten «Papierkrieg» verursacht logischerweise die Zusammenarbeit mit den Kunden, erstaunlich wenig Papier fällt an in der Zusammenarbeit mit Behörden, Lieferanten, etc. Hier wurde schon vieles in dieser Richtung der Digitalisierung umgesetzt und es wird weiter daran gearbeitet. In der Zusammenarbeit mit dem Kunden werden die verschiedensten Dokumente erstellt, wie z.B. Vertrag, Flip-Charts aus den Begleitungen, handschriftliche Notizen meinerseits während der Begleitung, das Gesprächsprotokoll, etc. Was von Anfang an elektronisch erstellt werden kann, sofern hilfreich, wird elektronisch erstellt, alle anderen Unterlagen werden laufend digitalisiert und auf dem PC gespeichert.

 
 
Die relevanten Unterlagen, welche der Kunde für sich und / oder für das gemeinsame Weiterarbeiten benötigt, sind für diesen auf der Webseite im geschützten Kundenbereich jederzeit abruf- und downloadbar. Häufig vorkommende Dokumente sind beispielsweise das Fotoprotokoll (z.B. von den Flipcharts), Arbeitsunterlagen aus dem aktuellen Themenbereich, Terminbestätigungen, etc. Für den Kunden nicht direkt abrufbar sind zum Beispiel die Gesprächsprotokolle jeder einzelnen Begleitung oder Scans meiner handschriftlichen Notizen, welche ich während der Begleitung erstellt habe. Alle Unterlagen stehen dem Kunden aber während zweier Jahre nach Abschluss der Begleitung zur Einsicht und bei Bedarf zur Abgabe zur Verfügung. Danach werden diese gelöscht, weil der Nutzen der dauerhaften Speicherung für den Kunden und für mich auf der Zeitschiene laufend abnimmt. Bei einer späteren Begleitung wird dann wieder von der aktuellen Situation ausgegangen.

 
 
Die Daten auf dem PC sind in mehreren Ebenen passwortgesichert und verschlüsselt. Alle Daten werden immer direkt in die Cloud übertragen, dies garantiert mir auch die Datenverfügbarkeit bei der Arbeit beim Kunden vor Ort. Die Übertragungsstrecke ist mit einem 128-Bit-Schlüssel gesichert, welcher mit dem Telebanking vergleichbar ist. Beide Festplatten, sowohl die auf meinem PC als auch die Harddisk in der Cloud sind mit einem 256-Bit-Schlüssel gesichert. Beim Cloudanbieter handelt es sich um eine Unternehmung in der Schweiz. Das bedeutet in diesem Falle z.B., dass, a) die Daten die Schweiz nie verlassen und b) das Ganze dem schweizerischen Datenschutzgesetzt unterstehen.

 
 
Ich hoffe, dass ich Ihnen einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweise in diesem Bereich ermöglichen konnte. Wie immer stehe ich gerne für Fragen zur Verfügung.

 
 
Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Woche.



 
 
 
 
Autor: Thomas Gehrig
 
tgm – thomas gehrig mentoring
 
Web: www.t-g-m.ch
 
E-Mail: thomas.gehrig@t-g-m.ch


 
 



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